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Vereinbarung zur Nutzung der E-Learning-Plattform der HNU und Datenschutzinformationen

A. Allgemeines

1.    über diese Nutzungsvereinbarung

Diese Nutzungsvereinbarung beschreibt die Voraussetzungen zur Nutzung der E-Learning bzw. Online-Lernplattform Moodle (im Folgenden „ELP“) der Hochschule Neu-Ulm (im Folgenden „HNU“) und informiert über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Sie umfasst neben der ELP auch die Nutzung der separat eingerichteten Prüfungsplattform für digitale Prüfungen sowie den Zugriff über die Mobile App.

Mit dem ersten Login bei der „ELP“ stimmen Sie dieser Nutzungsvereinbarung und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu.

Die Nutzungsvereinbarung gilt für alle Benutzer und Administratoren der Plattform.

2.    Begriffsbestimmung

„Benutzer“ der Plattform sind Personen, die Daten (Kursmaterialien, Informationen, u. ä.) zur Verfügung stellen, sowie Personen, welche diese Daten für ihre Zwecke in Lehre, Forschung und Verwaltung nutzen (Studierende, Mitarbeiter, etc.).

Als „Administratoren“ der Plattform gelten die zuständigen Personen des Rechenzentrums sowie des Zentrums für Digitalisierung der HNU, welche weitere Beauftragte in den Fakultäten als Administratoren bestimmen können.

3.    Nutzungsarten und Verwendungszweck

Moodle ist eine freie Lernplattform. Sie unterstützt die Kommunikation zwischen Lehrenden und Lernenden. Moodle ermöglicht unter anderem die Bereitstellung von Lernmaterialen, die Teilnahme an Lernaktivitäten und die gemeinsame Erarbeitung von Wissen.

An der HNU wird die ELP für die Bereitstellung von Unterrichtsmaterialien, zur Durchführung von Blended-Learning- und E-Learning-Kursen sowie für die Zusammenarbeit bei Forschungsprojekten und zur Unterstützung von Verwaltungstätigkeiten genutzt.

Aufgrund einer satzungsrechtlichen Ermächtigung kann Moodle auch für digitale Prüfungsformen verwendet werden, wie z.B. Teile von Portfolioprüfungen und Leistungen im Rahmen von Bonuspunkteregelungen. Für digitale Prüfungen steht dem betroffenen Nutzerkreis eine von der eigentlichen ELP getrennte und in sich abgeschlossene Moodle-Plattform zur Verfügung. 

Die ELP kann auch mit einer Mobilen App genutzt werden. Es gelten die gleichen Voraussetzungen und Regelungen, mit der Einschränkung, dass nicht alle Funktionen in der Mobilen App zur Verfügung stehen. Sie kann über die gängigen App-Stores heruntergeladen werden. Hierbei gelten die vertraglichen und datenschutzrechtlichen Bedingungen des jeweiligen App-Stores.

Die ELP und deren Einsatzmöglichkeiten entwickeln sich stetig weiter. Bei wesentlichen änderungen werden die Benutzer von den Administratoren informiert.

4.    Nutzungsberechtigte

Die ELP steht Studierenden und Beschäftigten der HNU sowie für die Dauer besonderer Projekte autorisierten Personen kostenlos zur Verfügung. Grundsätzlich ist jeder mit einem gültigen HNU-Account berechtigt, die ELP zu nutzen. Einschränkungen erfolgen durch die Rollenvergabe und die Teilnahmeberechtigung in den jeweiligen Kursen.

Das Nutzungsrecht erlischt automatisch mit der Exmatrikulation (bei Studierenden) oder dem Ausscheiden aus der HNU (bei Beschäftigten) bzw. der Beendigung zeitlich begrenzter Projekte.

Externe Benutzer erhalten nach einer Inaktivität von 365 Tagen eine Aufforderung per E-Mail den weiteren Nutzungsbedarf bei den Administratoren zurück zu melden. Bei ausbleibender Rückmeldung innerhalb von 2 Wochen erlischt das Nutzungsrecht.

Davon abgesehen kann der Nutzer das Nutzungsrecht auch jederzeit per E-Mail an elearning@hs-neu-ulm.de kündigen.

5.    Löschen von Kursen

Moodle-Kurse werden nicht dauerhaft gespeichert. Die HNU behält sich die Löschung von Kursen nach einer Inaktivität von 18 Monaten vor.

Ein Kurs gilt als inaktiv, wenn im genannten Zeitraum kein Benutzer auf den Kurs zugegriffen hat. Inaktive Kurse werden ohne Vorankündigung zunächst gesichert und dann von der ELP entfernt. Diese Sicherungen werden für weitere 6 Monaten vorgehalten und danach vollständig gelöscht.

Um Kurse aktiv zu halten, reicht es, diese einmal im Semester aufzurufen.

 

B. Datenschutz

1.    Verarbeitung personenbezogener Daten

Durch die Nutzung der ELP, der mobilen App und der Prüfungsplattform werden personenbezogene Daten der Benutzer von der HNU gespeichert und verarbeitet. Die HNU stellt sicher, dass auf diese Daten HNU-intern nur Personen Zugriff haben, die diesen unbedingt benötigen. Personenbezogene Daten werden vertraulich behandelt.

Folgende Stamm-, Nutzungs- und Verbindungsdaten sind im Einzelnen betroffen:

Stammdaten

Die Anmeldung zur ELP und zur Prüfungsplattform erfolgt über den HNU-Nutzeraccount. Im Falle externer Projektteilnehmer, erfolgt der Login ggf. über einen nur an der ELP gültigen lokalen Account. Im persönlichen Nutzerprofil werden bei Account-Erstellung folgende Daten gespeichert:

·         Login: Name, Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse (Pflichtangaben)

·         Für Teilnehmer mit einem HNU-Nutzeraccount werden ggf. weitere Informationen aus dem zentralen Identity Management System der HNU übernommen (Informationen zu: z.B. Institution, Abteilung, Stadt/Ort, Land)

Darüber hinaus können von jedem Benutzer weitere optionale bzw. freiwillige Angaben gemacht werden, für dessen Inhalt er selbst verantwortlich ist. Alle optionalen Angaben können jederzeit geändert bzw. gelöscht werden.

Die Sichtbarkeit der Angaben für andere Benutzer hängt von der Kursgestaltung, der Rolle im Kurs und den individuellen Einstellungen im Nutzerprofil ab.

Anfallende Nutzungsdaten im Kursverlauf

Je nach Ausgestaltung des Kursangebots entstehen im Verlauf der Nutzung innerhalb der Kurse weitere Nutzerdaten. Gespeichert werden unter anderem vom Benutzer aktiv eingegebene Daten wie z.B. die Beiträge zu Aktivitäten (z.B. Forenbeiträge, Chatbeiträge, Abstimmungsergebnisse). Durch die Teilnahme an Kursaktivitäten und Tests entstehen weitere Daten, z.B. Daten zu Bewertungen, zum Bearbeitungsfortschritt sowie Leistungs- und Testergebnisse.

Verbindungsdaten

Bezüglich des Nutzerverhaltens werden innerhalb der ELP Logdaten mit Zeit, IP-Adresse, vollständigem Namen, Aktion und Information protokolliert. Diese können ausschließlich von Administratoren eingesehen werden.

2.    Verarbeitungszweck

Die personenbezogenen Daten werden für die in Ziff. A.3. beschriebenen Zwecke von den Dozierenden, den zuständigen Mitarbeitern der Lehre und Verwaltung sowie den Administratoren im Rahmen der Erfüllung ihrer Dienstaufgaben verarbeitet.

Zudem werden die Daten in pseudonymisierter und anonymisierter Form für Statistiken und Auswertungen zur Sicherstellung der Qualität und Verbesserung des Angebots der ELP sowie zu Forschungszwecken verwendet.

Es erfolgt kein Profiling i.S.d. DSGVO. Die angebotenen Tests und Prüfungen werden, z.B. bei Multiple Choice Tests, zumeist automatisch ausgewertet, Prüfungsfragen werden jedoch für jeden Kurs und jede Prüfung durch die Lehrenden fachlich zusammengestellt.

3.    Rechtsgrundlagen

Die Nutzung der ELP ist freiwillig, die Verarbeitung beruht auf der Einwilligung des Benutzers gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sollte keine andere Rechtsgrundlage bestehen.

Erfolgt die Verarbeitung zwecks der Wahrnehmung der durch Gesetz oder Satzung an die HNU übertragenen Aufgaben (z.B. Unterstützung von Lehre und Forschung), so ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. der entsprechenden Aufgabenübertragung (z.B. BayHSchG) Rechtsgrund.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Teilnahme an digitalen Prüfungen oder an Bonus-Leistungen besteht die Rechtsgrundlage in der jeweils geltenden Studien- und Prüfungsordnung bzw. in der Allgemeinen Prüfungsordnung der HNU i.V.m. §§ 18 ff. BayRaPO und Art. 6 Abs. 1 lit. e  DSGVO.

Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Administratoren, der Beschäftigte der HNU und insbesondere auch der Lehrenden besteht die Rechtsgrundlage in der Erfüllung Ihres Arbeitsvertragen, Dozentenvertrages bzw. ihrer Dienstpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.    Zugriff


Die Daten werden in der Datenbank des ELP bzw. der separaten Prüfungsplattform gespeichert. Der Server steht in einem geschützten Serverraum des Rechenzentrums.

Administratoren haben im Rahmen ihres Aufgabengebietes Zugriff auf die Daten. Benutzer können im Rahmen ihrer jeweiligen Rolle im Kurs auf die Daten zugreifen. Prüfungsdaten werden von den zuständigen Lehrenden eingesehen, korrigiert und archiviert, ggf. mit Unterstützung der Abteilung Studium und Prüfung.

 

5.    Cookies


Zwei Cookies werden durch die ELP genutzt:

-          MoodleSession-Cookie: Dieses Cookie muss erlaubt sein, damit der Login bei den Zugriffen von Seite zu Seite erhalten bleibt. Beim Abmelden oder beim Beenden des Webbrowsers wird das Cookie automatisch gelöscht.

-          MoodleID-Cookie: Das andere Cookie dient der Nutzungsvereinfachung. Dieses Cookie speichert den Anmeldenamen im Webbrowser und bleibt auch nach dem Abmelden erhalten

Cookies werden auf dem Rechner des Benutzers gespeichert und von diesem an die ELP übermittelt. Daher haben Benutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Werden Cookies für Moodle deaktiviert, können nicht mehr alle Funktionen von Moodle vollumfänglich genutzt werden.

 

6.    Löschung

Die personenbezogenen Daten werden nach Ende der Nutzungsberechtigung, wie in Ziff. A.4. beschrieben, gelöscht, soweit nicht gesetzliche Vorschriften eine längere Speicherung vorsehen. Im übrigen werden die Daten nach Zweckentfall gelöscht.

Beiträge zu Aktivitäten, bei denen durch das Löschen eines Beitrags der inhaltliche Zusammenhang zerstört würde, bleiben erhalten und werden nach der Löschung des Benutzer-Accounts oder nach Löschverlangen des Benutzers anonymisiert. Dazu gehören z.B. Forum, Chat, Glossar und Wiki-Beiträge.

Logdaten werden nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Prüfungsdaten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und archiviert. Kurse werden wie in Ziff. A.5. beschrieben gelöscht.

 

7.    Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht.

Folgende Ausnahmen sind zugelassen:

-          ausdrückliche Einwilligung der Benutzer

-          gesetzlicher Erforderlichkeit und

-          Einsatz externer Dienstleister für die Erhaltung, Wiederherstellung oder Verbesserung der ELP. Hierbei sichert die HNU die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraglich ab.

Es können außerdem personenbezogene Daten an Dritte übertragen, wenn Inhalte externen Ursprungs geöffnet werden (beispielsweise beim öffnen von YouTube-Videos). Genauere Informationen hierzu enthält die Datenschutzerklärung der HNU-Website www.hs-neu-ulm.de.

8.    Rechte des Benutzers

Benutzer haben das Recht, von der HNU Auskunft über die von der HNU gespeicherten Daten zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte Daten berichtigen zu lassen.

Die Benutzer haben darüber hinaus das Recht auf Löschung, sofern keine rechtlichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, oder auf Einschränkung der Verarbeitung. Ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung besteht ebenfalls.

Außerdem haben Benutzer in dem Fall, in dem Sie eine Einwilligung für die Verarbeitung gegeben haben, das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Hinweis: Bei Löschung, Einschränkung oder Widerruf der Einwilligung ist eine weitere Nutzung der ELP und der Zugang zu den dort gespeicherten Daten und Lerninhalten sowie die Teilnahme an den vorhandenen Kursen und Aktivitäten mit sofortiger Wirkung nicht mehr gewährleistet.

Je nach Kursinhalten und Art der Nutzung durch den jeweiligen Kursverantwortlichen kann dies Auswirkung auf den Studienverlauf haben, insbesondere auf die Zusammenarbeit mit dem Dozierenden, die Teilnahme an (Pflicht-)Veranstaltungen oder digitalen Prüfungsformen.

 

C. Nutzungspflichten

1.    Bereitstellung von Informationen und Materialien

Die Benutzer sind für die von ihnen auf der ELP eingebrachten Materialien (Informationen, Texte, Software, Bilder, Videos, Grafiken, Audio- und andere Materialien) selbst verantwortlich. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Dokumente keine rechtswidrigen Inhalte enthalten oder gegen Rechte Dritter (z.B. Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte, Datenschutz) verstoßen. Falls externe Inhalte in Kurse eingebunden werden sollen, müssen die jeweiligen Vorgaben und Hinweise auf den Supportseiten beachtet werden.

 

Die bereitgestellten Daten können jederzeit, auch ohne ausdrückliche Erlaubnis, von den Administratoren kontrolliert und eingesehen werden. Materialien, die auf die Server der HNU hochgeladen wurden und gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen, werden entfernt. Dies kann außerdem die sofortige Beendigung der Nutzungsberechtigung zur Folge haben.

Die angemeldeten Benutzer sind verpflichtet, nach bestem Wissen und Gewissen Handlungen und Dateneinträge auf der Lernplattform zu unterlassen, die zu einer Störung des Gesamtbetriebes führen könnten.

Alle anderen Nutzungsarten als die in Ziff. A.3. beschrieben bzw. Nutzungsarten, die der dort beschriebenen Zweckbestimmung zuwiderlaufen, sind untersagt. Insbesondere ist die private und gewerbliche Nutzung sowie die Nutzung zu Marketingzwecken verboten.

Allen Benutzern ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder an Dritte weiterzugeben.

2.    Besondere Pflichten für Kurs- und Prüfungsverantwortliche

Die ELP eignet sich nicht als Datei- und Prüfungsarchiv.

Bereitgestellte Dateien und Lernmateriealien sind aufgrund des begrenzt zur Verfügung stehenden Speicherplatzes regelmäßig darauf zu prüfen, ob diese gelöscht werden können oder weiterhin benötigt werden.

Die Prüfenden haben dafür Sorge zu tragen, dass alle prüfungsrelevanten Daten unmittelbar nach Prüfungsende und nach der Korrektur nachweisbar zum jeweiligen Stand gesichert werden.

Sie dürfen keinesfalls ausschließlich im ELP oder der separaten Prüfungsplattform gespeichert werden. Zum Zweck der Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, können Lehrende eine Sicherungskopie dieser Daten inkl. Nutzerdaten bei den Administratoren beantragen. Datenträger mit prüfungsrelevanten Daten können zur Archivierung der Abteilung Studium und Prüfung in den von diesen bekanntgegebenen Zeiträumen abgegeben werden.

 

D. Urheberrechte

Sämtliche im Rahmen der ELP den Benutzern zur Verfügung gestellten Materialien (Informationen, Texte, Software, Bilder, Videos, Grafiken, Audio- und andere Materialien) sind urheberrechtlich geschützt.

Alle Urheberrechte an den Inhalten verbleiben bei den jeweiligen Autorinnen und Autoren. Der Einsatz in Forschung und Lehre, zu Informations-, Lehr- und Lernzwecken ist gestattet, sowie die Nutzung (z.B. Kopieren, Downloaden und Ausdrucken von Inhalten) für den privaten Gebrauch.

Jegliche Vervielfältigung und/oder deren Weitergabe an Dritte zu kommerziellen Zwecken während und nach Beendigung der Zugangsberechtigung ist nicht zulässig und wird straf- und zivilrechtlich verfolgt. Sie führt zudem zu sofortiger Beendigung der Nutzungsberechtigung. Dies gilt ebenso für das Zugänglichmachen der Inhalte für nicht zugangsberechtigte Dritte (z.B. durch die Weitergabe des persönlichen Passwortes).

Jede Verwendung von Materialien aus der ELP der HNU muss durch einen korrekten Quellenvermerk kenntlich gemacht und unter Nennung des Urhebers korrekt zitiert werden.

 

E. Sonstiges

1.    Verfügbarkeit und änderung

Die HNU behält sich vor, Teile oder bestimmte Funktionen der ELP jederzeit zu ändern oder zu entfernen. Die Nutzung und der Zugang zur ELP kann ohne vorherige Bekanntgabe im Rahmen der Systemadministration eingeschränkt werden. Das Rechenzentrum ist bestrebt, Ausfallzeiten möglichst kurz zu halten und dafür zu sorgen, dass alle Funktionen möglichst jederzeit zur Verfügung stehen. Es besteht jedoch kein Anspruch der Benutzer auf eine ständige Verfügbarkeit der ELP.

Um bestmögliche Verfügbarkeit bei Prüfungen zu gewährleisten, besteht die separate Prüfungsplattform unabhängig von der ELP und ist von oben genannten Faktoren unbeeinflusst.

2.    Haftung

Die HNU übernimmt keine Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit, Genauigkeit, Aktualität, Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Inhalte. Der Gebrauch der Materialien in der ELP durch die Benutzer erfolgt auf eigenes Risiko.

Die Haftung der HNU wegen Schäden materieller oder immaterieller Art ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit und für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

Für die Inhalte, die außerhalb des Einflussbereiches des Betreibers dieses E-Learning-Angebotes liegen und auf die direkt oder indirekt verwiesen wird (Links) wird trotz sorgfältiger überprüfung keine Verantwortung übernommen. Für die Inhalte der Verweisziele haftet allein der Anbieter der Webseite, auf die verwiesen wurde.

Die Benutzer sind für einen ausreichenden Schutz ihres Rechners (z.B. durch Virenscanner) selbst verantwortlich.

Des Weiteren sind die Benutzer für die Sicherung ihrer Daten selbst verantwortlich. Die HNU haftet in keinem Fall für verloren gegangene Daten und daraus resultierenden Schäden und Folgeschäden. Das Rechenzentrum führt eine regelmäßige Sicherung des Servers durch, kann aber den Rückgriff auf beliebige Datenbestände nicht gewährleisten.

Die HNU übernimmt keine Haftung für eine eventuelle Verletzung von Rechten Dritter.

3.    Salvatorische Klausel


Mit der Zustimmung zu dieser Nutzungsvereinbarung erkennt der oder die Nutzende die Gültigkeit jeder Einzelbestimmung für sich an, die Gültigkeit einer jeden Einzelbestimmung wird nicht durch die Gültigkeit anderer Einzelbestimmungen beeinflusst.

 

4.    änderung der Nutzungsbedingungen

Die HNU behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit in zumutbarer Weise anzupassen, um beispielsweise änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen, der Veränderung der Gesetzeslage, der höchstrichterlichen Rechtsprechung oder der Marktgegebenheiten zu berücksichtigen. Eine änderung wird dem Nutzer bekannt gegeben. Er hat dieser erneut zuzustimmen, erst dann kann er die Lernplattform wieder nutzen. Erfolgt eine Zustimmung nicht, so ist eine weitere Nutzung nicht möglich. Die sofortige Löschung kann per E-Mail an elearning@hs-neu-ulm.de beantragt werden.

Die Nutzungsbedingungen und die gesamten Rechtsbeziehungen zwischen den Benutzern und der HNU richten sich nach deutschem Recht. Vereinbarter Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, Neu-Ulm.

 

F. Verantwortliche Stellen

Verantwortliche Stelle i.S.d. DSGVO ist die Hochschule Neu-Ulm, Wileystr. 1, 89231 Neu-Ulm, info@hs-neu-ulm.de.

Der Datenschutzbeauftragte der HNU ist zu erreichen unter dsb@hs-neu-ulm.de.

Fragen zur ELP oder zur Prüfungsplattform können an elearning@hs-neu-ulm.de gesendet werden.

 

Stand: 01.03.2020, Hochschule Neu-Ulm

 

 

 

Terms of Use for the HNU E-Learning Platform and Privacy Policy

A. General

1. About the Terms of Use

These Terms of Use lay out the requirements for use of the e-learning and/or online learning platform Moodle (hereinafter “ELP”) at the Neu-Ulm University of Applied Sciences (Hochschule Neu-Ulm, hereinafter “HNU”) and provide information on the processing of personal data. In addition to governing ELP use, these Terms of Use also cover usage of the separate examination platform for digital exams and access via the mobile app.

Your first login to the ELP includes acceptance of these Terms of Use and consent for the processing of your personal data.

The Terms of Use apply to all platform users and administrators.

2. Definitions

“Users” of the platform are persons who disclose data (course material, information, etc.), as well as persons who use such data for the purpose of teaching, research and administration (students, staff, etc.).

The “administrators” of the platform are the relevant persons from HNU IT Services (das Rechenzentrum) and the HNU Centre for Digitalisation (das Zentrum für Digitalisierung), who are also authorised to appoint further faculty representatives as administrators.

3. Types and Purpose of Use

Moodle is a free learning platform that facilitates communication between teachers and learners. Moodle enables, among other things, the provision of learning material, participation in learning activities and collaborative knowledge acquisition.

At the HNU, the ELP is used for the purpose of providing teaching material, running blended learning and e-learning courses, collaborating on research projects and supporting administrative activities.

As regulated in the bylaws, Moodle may also be used for the purpose of digital examination, including, for instance, segments of portfolio exams and assignments within the scope of bonus point arrangements. A self-contained Moodle platform, which is separate from the actual ELP, is available for the respective user group for digital exams.

The ELP can also be accessed via a mobile app. The same conditions and regulations apply, with the constraint that not all functions are available in the mobile app. The app can be downloaded in the usual app stores. Here the contractual and data protection conditions of the respective app store apply.

The ELP and its possibilities for application are continuously evolving. Users will be informed by the administrators in the event of substantial changes.

4. User Authorisation

The ELP is available free of charge to HNU students and staff, as well as to other authorised individuals for the duration of special projects. As a general rule, any person with a valid HNU account is entitled to use the ELP. Restrictions arise in the course of assigning rolls and authorising participation for the respective courses.

ELP user authorisation expires automatically when a student de-registers from the HNU, when a staff member leaves the HNU, or when temporary projects come to an end.

External users receive an email following 365 days of inactivity, requesting confirmation of the continued desire to use the ELP. If such users fail to respond within a period of two weeks, their user authorisation will expire.

Users may also terminate their user authorisation at any time via email at elearning@hs-neu-ulm.de.

5. Deleting Courses

Moodle courses are not permanently saved. The HNU reserves the right to delete courses following a period of 18 months of inactivity.

A course is considered inactive when it has not been accessed for the abovementioned time period. Inactive courses are initially saved, without prior notice, and then removed from the ELP. These backups are kept for another 6 months and then completely deleted.

In order to keep a course active, it is sufficient to visit the course once per semester.

 

B. Privacy Policy

1. Processing of Personal Data

By using the ELP, the mobile app or the examination platform, users create personal data that the HNU stores and processes. The HNU ensures that only persons for whom this data is imperative within the HNU have access to it. Personal data is treated confidentially.

This applies to the following master, usage and connection data:

Master data

Users register for the ELP and the examination platform with their HNU user accounts. External participants in projects are provided with a local account, which is only valid for the ELP. The following data is stored in a personal user profile when an account is created:

·         Login: login name, first name and surname as well as email address (mandatory items)

·         For participants with an account at HNU, further information may be imported from the HNU central identity management system (such as information concerning the institution, department, city/town, or country)

Users may also enter additional voluntary information, for which they are personally responsible. Any optional information may be altered or deleted at any time.

The extent to which specific items are visible to other users is dependent on the course design, the particular role within the course and the individual settings in the user profile.

Usage data arising during the course

Depending on the design of a particular course, further usage data may arise. Data that is saved includes data actively entered by the user, such as contributions to activities (e.g. forum contributions, chat posts, voting results). By participating in course activities and tests, further user data is created, e.g. data on assessments, processing, and results from tests and assignments.

Connection data

Log files concerning user behaviour are recorded within the ELP, including times, IP address, full name, action and information. These log files are only visible to administrators.

2. Purpose of Processing

Personal data is processed for the purposes described in section A.3. by lecturers, relevant teaching and administrative staff and administrators within the scope of fulfilling their assigned duties.

The data is also used in a pseudonymous and anonymous form for statistics and evaluations to ensure quality and improvement of ELP services as well as for research purposes.

No profiling as defined by the GDPR (General Data Protection Regulations) occurs. The tests and examinations offered, e.g. multiple-choice tests, are for the most part marked automatically. Examination questions, however, are compiled individually by the lecturers for each course and examination.

3. Legal Basis

The use of the ELP is voluntary. The processing of data is based on the consent of the user in accordance with Art. 6 Sect. 1 Lit. a of the GDPR, provided that there is no other legal basis.

Where the processing occurs for the purpose of fulfilling the duties assigned to the HNU by law or by the bylaws (e.g. promoting teaching and research), the legal basis is Art 6. Sect. 1 Lit. e of the GDRP in conjunction with the appropriate delegation of duties (e.g BayHSchG  - Bayerisches Hochschulgesetz: Bavarian Higher Education Act).

The legal basis for processing personal data for participation in digital examinations or bonus assignments is in the currently valid version of the Programme and Examination Regulations or the General Examination Regulations at the HNU in connection with §§ 18 et seqq. BayRaPO (Rahmenprüfungsordnung für die Fachhochschulen in Bayern: State Examination Regulations for the Universities of Applied Sciences in Bavaria) and Art. 6 Sect. 1 Lit. e of the GDPR.

The legal basis for processing personal data concerning administrators, HNU staff and especially lecturers, is in the fulfilment of their contract of employment, lecturer contract or their assigned duties (Art. 6 Sect. 1 Lit. b of the GDPR).

4. Access


Data is saved either on the ELP database or the separate examination platform. The server is located in a protected server room of IT Services.

Administrators have access to the data within their assigned areas of responsibility. Users are able to access data within their respective roles in a course. Examination data is viewed, marked and archived by the lecturer responsible for a specific course, with the support of the Studies and Examination Department where necessary.

 

5. Cookies


Two cookies are used by the ELP:

-          Moodle session cookie: this cookie must be allowed in order for the login to be preserved as different pages are being accessed. This cookie is automatically deleted when a user logs out or closes the browser.

-          Moodle ID cookie: the second cookie serves to improve user convenience. This cookie stores the user name in the browser and is retained even after a user has logged out.

Cookies are stored on the user’s computer and then transmitted to the ELP. Users therefore have full control over the use of cookies. If cookies are deactivated for Moodle, not all Moodle functions can be used to their full extent.

 

6. Deleting


Personal data is deleted upon termination of user authorisation, as described in section A.4, unless legal regulations stipulate a longer retention period. Data is also deleted when its intended use has been completed.

Posts to activities will be preserved in cases where deleting the post would destroy the overall context. Such posts will appear in anonymous form after a user account has been terminated or in the event that the user requests deletion. Such activities include forums, chats, glossaries and wiki posts.

Log files are deleted automatically after a period of 180 days.

Examination data is stored and archived for the duration of the legal retention period. Courses are deleted as described in section A.5.

7. Data Disclosure to Third Parties

Personal data will not be passed on to third parties.

The following exceptions are permitted:

-          with the express consent of the users

-          in cases of legal necessity and

-          within the scope of usage by external service providers for maintaining, restoring or improving the ELP. The HNU contractually ensures compliance with data protection regulations.

Personal data may also be passed on to third parties when contents from external sources are opened (e.g. when opening videos on YouTube). Further information on this topic can be found in the HNU website privacy policy at www.hs-neu-ulm.de.

8. User Rights

Users have the right to receive information from the HNU about their personal stored data and/or to have incorrect data corrected.

Users also have the right to have their data deleted, provided that there are no legal regulations or retention periods to the contrary, as well as the right to restrict the processing of their data. Furthermore, users also have the right to object to the processing of their data.

In addition, users who have provided consent for the processing of their data have the right to revoke said consent at any time. This does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent prior to revocation.

Note: Upon deletion, restriction or revocation of consent, the HNU can longer guarantee the concerned user access to the ELP and the data and course contents stored there, with immediate effect. This also applies to participation in existing courses and activities.

Depending on the contents of the course and the type of use by the person responsible for the course, this may have an effect on the course of studies, in particular on cooperation with the lecturer, participation in (mandatory) lectures or digital examinations.

 

C. Responsibilities of the User

1. Provision of Information and Materials

Users are responsible for the content (information, texts, software, photos, videos, graphics, audio files and other materials) they post on the ELP. They are responsible for ensuring that documents do not include any unlawful contents or infringe upon the rights of others (e.g. copyrights, privacy rights, data protection regulations). If external contents are to be incorporated into the course, the respective regulations and notes on the support pages must be observed.

Any data that is provided may be checked and inspected by the administrators at any given time, and without express consent. Any content uploaded onto the HNU server that is in violation of legal regulations will be removed immediately. This may also lead to the immediate termination of user authorisation.

Registered users are obliged to refrain, to the best of their knowledge and belief, from performing actions or providing data on the learning platform that could lead to a disruption of overall platform operation.

All types of use apart from those described in section A.3, as well as all types of use that run counter to the purposes described therein, are prohibited. In particular, private and commercial use as well as use for marketing purposes are prohibited.

All users are prohibited from unauthorised processing of personal data or passing on personal data to third parties.

2. Special Responsibilities for Course and Examination Supervisors

The ELP is not suitable as an archive for data or examinations.

As the available storage space is limited, course and examination supervisors are required to regularly review uploaded data and course material to determine if the material is still required or if it can be deleted.

Examiners must ensure that all data relevant for an examination is provably saved in current status immediately following the end of the examination and after marking.

Under no circumstances is this data to be saved exclusively on the ELP or the separate examination platform. For the purpose of observing retention periods, lecturers may request a backup copy of this data from the administrators, including user data. Data carriers containing data that is relevant to examinations may be submitted to the Department of Studies and Examination for the purpose of archiving during the time periods they announce.

 

D. Copyright

All materials uploaded onto the ELP (information, texts, software, photos, videos, graphics, audio files and other materials) are protected by copyright.

All copyrights remain with the respective authors. Use for research, teaching, information and learning purposes is permitted, as is the use (e.g. copying, downloading or printing) for private purposes.

Any reproduction and/or forwarding to third parties for commercial purposes, either while a user still has user authorisation or following the termination of such authorisation, is prohibited and will be prosecuted under criminal and civil law. Such action will also lead to the immediate termination of user authorisation. This also applies to the act of making contents available to unauthorised third parties (e.g. by disclosing personal user passwords).

All use of material from the ELP must be identified with a correct source notation and correctly cited with the name of the originator.

 

E. Miscellaneous

1. Availability and Alteration

The HNU reserves the right to alter or remove ELP components or certain ELP functions at any time. ELP usage and access may be restricted without prior notice for purposes of system administration. IT Services strive to keep downtime to a minimum and to ensure that, wherever possible, all functions are available at all times. Users are not, however, entitled to have constant access to the ELP.

In order to ensure the best possible availability for examinations, the examination platform is kept separate from the ELP and is unaffected by the abovementioned factors.

2. Liability

The HNU assumes no liability for the correctness, accuracy, currency, reliability or completeness of the contents. Users utilise the materials on the ELP at their own risk.

The HNU is not liable for any material or non-material damages of any kind. This does not apply in cases of wilful intent, gross negligence or damages resulting from injuries to life, body or health.

Despite careful checking, no liability is assumed for the contents of direct and indirect links posted on this e-learning platform, which lie outside the operator’s sphere of influence. The providers of the websites to which reference is made have sole liability for their contents.

Users are responsible for ensuring that their computers have adequate protection (e.g. via virus scanners).

Users are also responsible for securing their own data. The HNU is under no circumstances liable for lost data, nor for any damages or consequential damages. IT Services performs regular server backups, but cannot guarantee access to any of its data stock.

The HNU does not assume liability for any infringement on the rights of third parties.

3. Severability Clause


By agreeing to these Terms of Use, the user acknowledges the validity of each individual provision in and of itself. The validity of any individual provision is not affected by the validity of other individual provisions.

4. Amendment to the Conditions of Use

The HNU reserves the right to amend these conditions of use in a reasonable fashion at any time, in order to reflect, for example, changes in the legal framework or the legal situation, Supreme Court rulings or market conditions. Users will be informed of any amendments. Users will only be allowed to continue using the learning platform once they have agreed to the new conditions of use. If a user fails to comply, he or she will no longer have access to the ELP. A request for immediate deletion can be made via email to elearning@hs-neu-ulm.de.

The Terms of Use, as well as the entire legal relationship between the users and the HNU, are governed by German law. As far as legally permissible, Neu-Ulm is the agreed place of jurisdiction.

 

F. Responsible Bodies

The responsible body as defined by the GDPR is the Neu-Ulm University of Applied Sciences, Wileystr. 1, 89231 Neu-Ulm, info@hs-neu-ulm.de.

The data protection officer at the HNU is available at dsb@hs-neu-ulm.de.

Questions in connection with the ELP or the examination platform may be submitted to elearning@hs-neu-ulm.de.

 

Date: 1st March 2020, Neu-Ulm University of Applied Sciences